Témoignage Client - Office DEPOT

« Notre défi était d’optimiser la gestion opérationnelle et budgétaire de notre parc informatique loué : suivi des matériels et de leurs statuts, facturation multi-sites, rapprochement administratif automatisé et la définition d’un workflow de validation interne, » se souvient Xavier Bruneel, Field Support Assistant Manager chez OFFICE DEPOT. « La solution de gestion locative proposée par CHG-MERIDIAN a su répondre à notre problématique en créant une solution en fonction nos besoins ; un financement sur mesure couplé à un service de pointe : une formule gagnante qui nous a permis de mener à bien notre projet de déploiement dans les délais impartis. »

Une solution de financement sur mesure

La solution proposée a permis à OFFICE DEPOT de lisser la charge financière et de repartir les coûts entre les différentes structures afin d’optimiser le budget informatique.
« L’existence de 12 sociétés, 11 sites, plus de 400 business units, 130 activités et la nécessité d’avoir une facturation en fonction des dépenses de chaque business unit renforçait la complexité du projet, » rappelle Xavier Bruneel. « CHG-MERIDIAN a mis à notre disposition un outil opérationnel de suivi et de gestion de parc pour aboutir à une gestion budgétaire la plus fiable possible ».

Optimisation de la gestion opérationnelle et de la gestion budgétaire

Après avoir utilisé différents outils de gestion de parc, les équipes d’OFFICE DEPOT géraient le parc informatique avec le logiciel Excel. Cependant, même si la vision de ce dernier était claire, elle restait erronée du fait des nombreux changements au sein du groupe. Afin de répondre à cette problématique particulièrement liée à la gestion, CHG-MERIDIAN a mis en place une solution destinée à l’unique équipe informatique dédiée à l’ensemble des sociétés du groupe : l’Asset Tracking.

« La mise en place de l’Asset Tracking, module de déploiement, de gestion des installations/désinstallations et de suivi des mouvements, a permis une action efficace et surtout opérationnelle des équipes informatiques, » se félicite Frédéric Xavier, Responsable Service chez CHG-MERIDIAN. « Les bénéfices pour OFFICE DEPOT se mesurent en gains opérationnels et de productivité : l’Asset tracking permet de déléguer tout en contrôlant l’information.»

L’Asset Tracking, une vraie réponse pour la gestion des parcs des entreprises

Le prix d’un PC est aujourd’hui bas, et la problématique actuelle des entreprises est de trouver, au-delà des financements astucieux, des solutions de gestion de parc efficaces, sans mise en place fastidieuse, sans licence ni serveur et utilisable par le service informatique en temps réel et surtout très rapidement. « Je suis très satisfait de l’Asset Tracking mis en place par CHG-MERIDIAN qui a l’avantage d’être simple : quand on souhaite connaître l’affectation d’un coût à une business unit, l’outil permet d’arriver à un bon résultat en peu de temps, à des chiffres qui sont corrects et surtout réalistes. Pas de mécanismes complexes, pas de paramétrage compliqué ! Cette solution a largement contribué pour mon équipe et moi-même, à la réussite de ce projet. »

La mise en place du projet, CHG-MERIDIAN à l’écoute de l’entreprise

Le rapprochement des équipes d’OFFICE DEPOT et de CHG-MERIDIAN a été la clé de voûte dans la réussite de ce projet qui s’est déroulé en 3 étapes.
La première étape a été la mise en place d’un contrat cadre avec l’ingénieur d’affaires, qui a proposé une solution financière répondant en tout point à la problématique d’OFFICE DEPOT. Puis, les équipes de 2 groupes ont défini et réaliser ensemble un guide des processus spécifiques à OFFICE DEPOT et à l’implémentation des outils : un recueil des différents axes analytique (cost centers, business units, sites…) sous forme d’un annuaire analytique et l’intégration de l’outil Asset tracking.
Enfin, il a été question de l’intégration au sein du projet du service administratif de CHG-MERIDIAN (Middle Office) qui, dans la relation au quotidien, se charge de passer les commandes auprès des fournisseurs d’OFFICE DEPOT. Le Middle office gère ainsi la mise en place d’un contrat trimestriel regroupant l’ensemble des commandes, établit les factures en fonction des imputations définies dans l’annuaire analytique et vérifie la cohérence des données.

A propos d’OFFICE DEPOT
Le Groupe Office DEPOT est le spécialiste de la distribution de fournitures de bureau, mobilier et consommables informatiques aux entreprises via 3 canaux de distribution (Magasins, VPC, B to B). Il distribue ainsi sous trois enseignes : Office Depot, Viking et Office DEPOT Business Solutions. Présent dans 43 pays dont 24 en Europe, le groupe enregistre un chiffre d’affaires de 15M$ et compte 49 000 collaborateurs dans le monde dont 11 000 collaborateurs en Europe.