La pandémie de Coronavirus de 2020 à contraint les gestionnaires et les DSI à mettre en place un Digital Workplace et des infrastructures appropriées à disposition de leurs employés rapidement. Certaines entreprises y étaient mieux préparées que d’autres. Beaucoup n’avaient aucune expérience avec le télétravail. Sans équipements ni accès à un Digital Workplace, les employés n’ont pas pu échanger, collaborer ou accéder à distance à leurs données. Une véritable perte en agilité pour les entreprises.
LA CRISE A PROUVÉ QU’IL DEVIENT ESSENTIEL D’INVESTIR DANS LA NUMÉRISATION
S’il y a un point positif à retenir de la crise du coronavirus, c’est l’accélération de la transformation numérique. Les entreprises qui avaient déjà investies dans le Digital Workplace par le passé ont pu réagir rapidement. Pour le reste, il a fallu improviser et acquérir des appareils mobiles. Cela fût d’autant plus difficile à cause de la diminution conséquente de l’offre et de la hausse des prix. L’une des leçons à en tirer est que personne ne peut éviter la numérisation. Le Digital Workplace est un investissement important et nécessaire si l’on veut que celui-ci se fasse correctement. Il appartient maintenant aux entreprises de revoir leurs mesures et le cas échéant de les corriger voire de les optimiser. L’objectif étant d’établir une stratégie de numérisation durable.
DÉFINIR DES OBJECTIFS À LONGS TERMES
Face à une crise économique et à de faibles taux de croissance, les mesures de réduction des coûts peuvent sembler une option plus évidente que d’effectuer des dépenses. Pourtant, de nombreuses études ont prouvées que l’investissement dans les digital Workplace rapporte financièrement grâce au matériel et à l’augmentation de la productivité des équipes.
La première étape pour définir un objectif à long terme :
« La question que les entreprises devraient se poser maintenant est la suivante : Comment investir dans l’informatique si nous voulons permettre à nos employés de travailler de façon productive ? Comment donner accès à un environnement de travail sans les limites physiques d’un bureau ? Enfin, comment donner accès à l’ensemble des données et ce de façon sécurisée ?
Lukas Wojoczek, Technical Sales Digital Workplace at CHG-MERIDIAN AG
NE PAS RÉDUIRE LES BUDGETS – INVESTIR DANS LE MATÉRIEL LE PLUS TÔT POSSIBLE
Pour investir dans le Digital Workplace, le matériel n’est pas le seul élément à considérer mais joue un rôle essentiel. Si l’on en croit les chiffres, opter pour des performances plus faibles afin d’économiser de l’argent serait une erreur : un investissement d’environ 1 500 € par salarié est justifié compte tenu des gains de productivité et des avantages pour l’entreprise. La crise a démontré que les entreprises qui avaient déjà dépensées de l’argent pour le matériel de leurs employés avant l’épidémie constatent aujourd’hui leur retour sur investissement.
« La réduction des coûts grâce à l’investissement dans le Digital Workplace fait partie de notre cœur de métier. Cela commence au moment de l’investissement. « Chaque appareil a une durée de vie optimale. En choisissant le bon moment pour remplacer le matériel, vous pouvez profiter de la meilleure valeur résiduelle possible tout en tirant le meilleur parti des nouvelles technologies. Cela se traduit à lui seul par une économie de coûts. Pensez-y comme une pizza congelée: Il a un goût délicieux après 15 minutes au four. Mais il est toujours gelé après dix minutes et il est brûlé après 20. »
Thorsten Staudenmaier-Föhr, Solution Manager Service Design at CHG-MERIDIAN AG
LE TRAVAIL MOBILE NÉCESSITE UNE PLATE-FORME ADAPTÉE POUR LA COLLABORATION NUMÉRIQUE
Le meilleur matériel sera peu utile s’il n’y a pas d’infrastructure digitale appropriée en parallèle. Par exemple : des processus automatisés, une plate-forme d’application appropriée, et les bons outils de collaboration permettront aux employés d’accéder en toute sécurité aux données et aux services à distance.
Ce type de plate-forme a de nombreux avantages. Non seulement elles simplifient le travail à distance et les communications, mais elles garantissent également une facilité de remplacement et d’échange du matériel. En effet, lorsque la plate-forme est bonne, le travail ne dépend plus des appareils utilisés et ceux-ci peuvent être échangés avec souplesse sans causer de temps d’arrêt. Les employés peuvent accéder à la plate-forme à partir de leurs smartphones et/ou de leurs ordinateurs portables car les données sont disponibles sur tous les appareils. Éviter les temps d’arrêt et les retards n’est pas seulement pratique mais permet également d’économiser. C’est pour cela que le choix de la plateforme est important.
FAVORISER L’ADHÉSION DES EMPLOYÉS
Le changement peut vite poser problème car devoir s’habituer aux méthodes de Digital Workplace peut représenter un défi pour de nombreux employés. Ceux-ci doivent se familiariser avec un nouvel environnement digitale : Les appels vidéos remplacent les réunions physiques, les événements se font en ligne et l’organisation via les réseaux sociaux. C’est un nouveau cadre de travail pour bon nombre de salariés et il faut du temps pour s’y habituer. C’est pourquoi il est d’autant plus important de le mettre en place le plus tôt possible.
A long terme un Digital Workplace, dépend de trois facteurs essentiels : un bon matériel, une plateforme appropriée et un état d’esprit orienté digitale.
