Lorsque la pandémie de coronavirus a éclaté, des milliers de postes de travail à domicile ont dû être installés dans des délais très courts. Selon l'association professionnelle Bitkom, la moitié des employés travaillaient à domicile pendant une partie ou la totalité du temps à la fin du mois de mars. De nombreuses entreprises ont eu du mal à faire face aux nouvelles exigences. "La pandémie de coronavirus a transporté le monde du travail vers son avenir numérique et a mis en évidence les domaines dans lesquels les responsables informatiques doivent encore améliorer leur stratégie en matière de lieu de digital Workplace", déclare Oliver Schorer, DSI et membre du directoire de CHG-MERIDIAN.
Les entreprises qui avaient investi dans le travail à distance avant la pandémie avaient un avantage. Cela nous a été confirmé par de nombreux DSI à qui nous avons parlé, notamment Andreas Plaul, responsable des services TIC du groupe Haufe. "Le travail mobile était bien établi dans notre entreprise avant la crise du coronavirus, de sorte que nos employés disposaient déjà des appareils nécessaires pour pouvoir travailler depuis leur domicile. Cet investissement a été rentable, car il a permis à plus de 2 000 employés de passer au télétravail sans aucun problème", explique-t-il.
Thomas Henzler, DSI du fabricant Piller, avait également transformé son infrastructure pour permettre le travail à distance avant la pandémie. Il a notamment modifié la structure informatique et introduit de nouveaux outils, tels que Microsoft Teams et SharePoint Online. "Chaque employé dispose désormais de son propre OneDrive, ce qui lui permet d'accéder à toutes les données sur n'importe quel appareil, où qu'il se trouve", explique M. Henzler.
Andreas Plaul, du groupe Haufe, souligne toutefois qu'il n'existe pas de solution unique pour le Digital Workplace : "Nous disposons de différentes configurations de postes de travail qui offrent aux employés une grande mobilité et qui sont adaptées aux besoins spécifiques des différents services".
Nous disposons de diverses configurations de lieux de travail qui offrent aux employés une grande mobilité et qui sont adaptées aux besoins spécifiques des différents services.
LES DIGITAL WORKPLACES FONT PARTIE DU TABLEAU D'ENSEMBLE
Oliver Schorer considère le travail mobile comme un aspect d'un concept global. "Le digital Workplace est un concept d'utilisation intégré qui nécessite la bonne technologie, la bonne plateforme et le bon état d'esprit. Il doit être adaptable, car les exigences des entreprises et des employés évoluent en permanence. Les entreprises qui parviendront à gérer leur Digital Workplace de la manière la plus souple possible - et à l'échelle internationale - seront celles qui en tireront le plus grand profit".
Thomas Henzler considère également le Digital Workplace dans le contexte plus large de la digitalisation des entreprises : "Nos Digital Workplace sont d’une part, la combinaison des processus et des technologies, et d’autre part, la capacité à les déployer efficacement" explique-t-il. "Cette combinaison crée une structure flexible qui nous permet de travailler sur presque tous les appareils disponibles, y compris les iPads, les iPhones et les ordinateurs portables".
"Un Digital Workplace qui tient compte de tous ces aspects est plus facilement accepté par les employés", affirme Peter Janze, directeur général et DSI de Digital@M, le cabinet de conseil numérique de la ville de Munich. Il confirme également que plus les processus ont déjà été digitalisés, plus l'adhésion est probable. Néanmoins, il pense aussi que la technologie n'est qu'une partie du tableau d'ensemble. "Le passage au Digital Workplace doit être accompagné d'un marketing interne, de l'influence des leaders d'opinion et d'autres activités de soutien", déclare M. Janze.
LE TRAVAIL À DISTANCE REPRÉSENTE L’AVENIR
Au cours des derniers mois, la fonctionnalité la plus sollicitée du travail à distance fût pour l’utilisation des outils de réunions en ligne et de visioconférences. Selon une étude conjointe menée par l'Institut Fraunhofer pour l'ingénierie industrielle (IAO) et l'Association allemande pour la gestion du personnel (DGFP), 93 % des entreprises interrogées ont déclaré qu'elles tenaient des réunions en ligne ou des vidéoconférences en permanence. Près des deux tiers ont déclarés qu'elles menaient désormais leurs réunions d'évaluation du personnel par voie numérique et 57 % ont même déclarés qu'elles utilisaient la vidéoconférence pour mener des entretiens avec des candidats à un emploi.
"Le travail à distance représente l’avenir. Il sera à la base de la digitalisation des processus internes et de la mise en place d’un Digital Workplace dans les entreprises", prédit M. Janze. Il souligne également que le projet de mise en place d’un Digital Workplace n'est pas encore arrivé à son terme. Cela, surtout d'un point de vue technologique : "Le Digital Workplace ne se présente pas seulement sous la forme d'une nouvelle infrastructure informatique qui favorise la collaboration. Il souligne également la nécessité d'une nouvelle architecture".
Peter Janze a probablement raison de dire que le travail à distance va se généraliser, même après la crise coronavirus. Les personnes qui travaillent désormais à domicile sont globalement satisfaite, malgré quelques inquiétudes initiales. Cela a été confirmé par un certain nombre d'enquêtes. Selon un rapport de l'Institut bavarois de recherche sur la transformation numérique (bidt), "il existe un très fort désir de pouvoir travailler davantage à domicile, environ 68 % des employés interrogés déclarent vouloir travailler plus régulièrement à domicile après la crise du coronavirus".