Le travail à distance simplifié : Les plates-formes de données pour favoriser la collaboration

Le meilleur équipement technique est inutile si vous n'avez pas un accès complet à vos données et ne pouvez pas communiquer de manière fluide avec l'environnement de l'entreprise lorsque vous travaillez à distance. Le lieu de travail numérique ne se limite pas à la fourniture d'appareils mobiles, il s'agit également de créer un environnement dans lequel les employés peuvent accéder à toutes les informations et à tous les processus dont ils ont besoin pour rendre leur travail simple et efficace. Rendre cet environnement disponible n'est qu'une partie de l'équation ; vous devez également former les employés à l'utilisation des espaces virtuels pour communiquer et partager des informations. Pour en savoir plus sur la numérisation du travail à distance au quotidien chez CHG-MERIDIAN, lisez ce qui suit.

Selon les résultats du dernier indice numérique D21, 46 % des employés disposent d'un ordinateur portable pour travailler, mais seuls 16 % ont un accès à distance à leurs données. Ce chiffre peu élevé devient un défi particulier lorsque la majeure partie de la main-d'œuvre doit soudainement travailler à domicile.

Il existe différentes façons de permettre aux travailleurs à distance d'accéder aux données de l'entreprise, par exemple en utilisant un VPN pour accéder au serveur de l'entreprise. Chez CHG-MERIDIAN, nous avons décidé d'utiliser un cloud privé. La virtualisation du bureau dans le cloud facilite grandement le travail à distance en offrant un environnement de bureau sur l'appareil de l'utilisateur distant via l'internet. Cela nous permet de créer des postes de travail entiers dans le cloud, accessibles de n'importe où via une connexion Internet. Pour l'employé son PC portable est identique à celui de son bureau,  et fonctionne grâce à un centre de données centralisé.

Comme les employés accèdent aux données de l'entreprise et des clients à partir d'une série de dispositifs et d'endroits différents, l'aspect de la sécurité, de l'authentification et du cryptage des données est extrêmement important. Selon le Cloud Monitor 2019, une étude réalisée par Bitkom Research pour le compte de KPMG, la conformité avec la GDPR est le premier critère de choix d'un fournisseur de services dans le cloud.

Il y a certains facteurs sur lesquels les entreprises ont peu de contrôle, comme la connexion de leurs employés au réseau. C'est pourquoi la couverture du réseau et la largeur de bande passante doivent toujours être prises en compte lors du développement de solutions de travail à distance.

Les outils de collaboration et les réunions virtuelles prennent de plus en plus d'importance, mais les recherches menées par Forrester montrent que des problèmes techniques peuvent entraver l'utilisation de ces outils. Interrogées sur les obstacles au déploiement et à la valeur ajoutée, les entreprises ont cité un manque de ressources et de compatibilité des outils. Elles ont aussi des difficultés à intégrer les outils de différents fournisseurs et à sécuriser le trafic multimédia (audio, vidéo, messagerie). La performance et la fiabilité de la technologie, et le fait que de nombreux employés ne sont pas encore sur le système, étaient en tête de liste.

Il existe de nombreux outils de collaboration sur le marché, et ils ont tous leurs avantages et leurs inconvénients. La performance et la capacité à s'intégrer dans le paysage logiciel existant ont été des facteurs importants pour nous lors du choix d'un produit, c'est pourquoi nous avons opté pour Microsoft Teams de la suite Office 365. Le choix de l'outil n'est qu'un début, car il faut aussi apprendre à collaborer efficacement. Nous soutenons nos employés de manière proactive à cet égard. Comment puis-je passer d'un écran à l'autre ? Comment passer en mode présentation ? Comment puis-je transférer des conférences téléphoniques de mon smartphone à mon PC de bureau, ou inversement, sans perdre la connexion ?

La manière dont les achats et la gestion des services sont traités doit également être prise en compte lors de la discussion sur la stratégie de plate-forme appropriée pour le lieu de travail numérique. Comment peut-on commander de nouveaux appareils à distance ? Que se passe-t-il si l'appareil est perdu ou endommagé ? Comment s'assurer que les employés peuvent continuer à travailler sans être frustrés par de longues périodes d'attente ? Chez CHG-MERIDIAN, nous avons mis en place notre propre portail en libre-service où chaque employé peut sélectionner les appareils mobiles dont il a besoin. Le process est simple, il commande de la même façon que sur de grandes plateformes de vente en ligne. Ils peuvent également l'utiliser pour demander un appareil de remplacement si le leur a été perdu ou est défectueux, par exemple. La livraison à leur domicile est simple et directe.

"Chacun de nos lieux de travail à distance a accès à un réseau complet de services et d'assistance qui couvre toute la durée de vie des appareils et répond à toutes les exigences individuelles du travailleur à distance. Nous pensons que ce niveau d'assistance est essentiel pour l'acceptation des employés et une expérience utilisateur positive".

Thorsten Staudenmaier-Föhr
Service Design, CHG-MERIDIAN AG