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REGION: FRANCE

Comment fonctionne le digital workplace

Des environnements de travail numériques pour des employés numériques

Smartphones, ordinateurs portables et enceintes connectées sont désormais devenus une norme à la maison. Pourtant, au travail, de nombreuses personnes se trouvent coincées dans un monde analogique, alors que la configuration d’un digital workplace n’est pas si compliquée.

Les chiffres le prouvent : en Allemagne, environ 83 % des personnes en poste surfent sur Internet pendant leurs déplacements, chiffre qui s’élève à 93 % pour les personnes âgées de 20 à 29 ans. Telles sont les conclusions de l’étude D21-Digital-Index dans son édition 2018-2019, effectuée pour le compte de CHG-MERIDIAN. L’ouverture d’esprit des employés allemands envers la technologie numérique se remarque dans leur changement d’attitude envers les environnements de travail informatiques mobiles. Près des trois quarts des personnes en poste (74 %) ont exprimé leur intérêt pour un digital workplace qui leur permettrait de travailler à distance, de chez eux ou en déplacement.

La recherche effectuée par IDC sur « L’avenir du travail » montre que les approches modernes concernant le travail basé sur le digital workplace profitent également aux employeurs. Un tiers des entreprises interrogées ont réduit leurs coûts, et presque le même nombre ont constaté une hausse de la productivité de leurs employés. Parmi les autres avantages, citons des processus professionnels optimisés et une plus grande satisfaction des clients. Cependant, d’après l’étude D21-Digital-Index, en Allemagne, seuls 16 % de l’ensemble des employés ont aujourd’hui accès à un digital workplace. D’après l’expérience de CHG-MERIDIAN, ceci s’explique en partie parce qu’un nombre considérable d’entreprises n’ont pas de stratégie globale pour équiper leurs employés des outils les plus modernes pour réaliser leur travail.

Tout commence par l’inventaire

L’étude IDC montre que la configuration d’un digital workplace n’est pas bien compliquée. La première étape consiste à passer en revue l’infrastructure existante et les technologies utilisées. L’étape suivante aborde la question de savoir comment il est possible d’optimiser efficacement les environnements de travail des entreprises, de sorte qu’ils répondent à tout moment aux besoins des employés. L’une des raisons pour lesquelles ceci est nécessaire est que la majorité des processus de travail « analogique » auront disparu d’ici 2023. Ceci s’applique aussi bien à la révision de documents qu’à l’échange d’informations avec ses collègues (la collaboration) et l’acceptation de contrats et d’applications d’investissement.

Quels sont les besoins des services

Une stratégie de digital workplace n’est pas complète si elle ne couvre que les travailleurs « de la connaissance » de celui-ci. Il est bien sûr logique de les équiper de tableaux blancs numériques, d’outils de collaboration et d’appareils mobiles. Pour autant, l’opérateur de machine d’un hall d’usine et le technicien de maintenance sur le terrain doivent aussi être pris en compte, car à l’avenir ils travailleront de plus en plus avec des technologies telles que la réalité augmentée.

Pour le service informatique et le spécialiste de la conformité, ceci signifie qu’il doit gérer un environnement de plus en plus varié, constitué de nombreux clients et de différents types d’appareils. Ceci nécessite un changement d’état d’esprit en ce qui concerne la mise en œuvre, l’administration, et la sécurisation de ce paysage de systèmes hétérogènes.

Numérisation des processus

Un digital workplace ne peut offrir tout son potentiel que si un maximum de processus possible est numérisé. Ceci est particulièrement le cas dans le domaine de l’édition et de la sauvegarde de tous types de documents, et, comme l’indique l’étude IDC, c’est ce qui explique l’importance croissante des solutions de gestion de documents et de gestion des contenus de l’entreprise (ECM : enterprise content management). Tout au long de leur cycle de vie, les processus, par exemple l’achat d’appareils, peuvent être numérisés à travers des plateformes telles que TESMA®.

Ce type de système est de plus en plus combiné à des fonctions d’intelligence artificielle (IA) et d’automatisation des processus robotisés (RPA : robotic process automation). L’IA effectue de plus en plus de tâches de routine et permet aux employés de se concentrer sur des tâches plus importantes. Selon IDC, plus de la moitié des interrogés pensent que dans quatre ans les « agents intelligents » assistés par IA deviendront une partie intégrante des environnements de travail. Les assistants numériques tels qu’Alexa d’Amazon et Siri d’Apple offrent déjà un avant-goût de ce qui nous attend.

Adapter les concepts de sécurité

La transformation numérique implique aussi la protection sur le long terme des environnements de travail, des applications et des données contre les pirates informatiques. Et pas uniquement contre les attaques externes, mais tout particulièrement contre celles initiées par les employés de l’entreprise eux-mêmes. Il y a aussi des risques liés à la négligence ou tout simplement aux erreurs des employés. L’étude IDC montre que 48 % des interrogés considèrent que les erreurs involontaires des employés représentent le risque principal pour la sécurité.

C’est pourquoi les directives existantes en matière de sécurité informatique, de conformité et de protection des données doivent être révisées et adaptées selon les besoins.

Souligner les avantages du digital workplace

La réussite de la mise en place d’une stratégie de digital workplace dépend largement de son niveau d’acceptation dans les services. S’ils ne sont pas d’accord, les projets n’apporteront pas les bénéfices attendus. Il est donc essentiel que les cadres supérieurs et les représentants des services, les ressources humaines et le comité d’entreprise coopèrent en vue d’obtenir ce type d’engagement.

À cet égard, une tâche importante consiste à rassurer les salariés qui craignent que leurs emplois soient menacés par les processus et les Digital Workplace. Ce n’est certainement pas le cas – l’objectif est de favoriser un mode de travail plus souple et plus efficace. L’utilisation d’un environnement de travail numérique et mobile fait également apparaître de nouvelles possibilités, par exemple en ce qui concerne un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle.

De nombreuses entreprises doivent encore trouver un concept de travail numérique qui serait développé conjointement par les cadres supérieurs, les ressources humaines et les spécialistes informatiques. C’est une question d’urgence, car l’analyse IDC montre que les employés de moins de 38 ans, en particulier, pensent que leur employeur tarde à investir dans la mise à jour de l’informatique de leur environnement de travail. Chacun sait que les générations Y et Z attachent une grande valeur à un environnement de travail à la pointe de la technologie. Ces employés doivent être impliqués dans les changements apportés à leur environnement de travail afin de lancer une révolution dans la culture de l’entreprise. Vous devez vous assurer de communiquer clairement les objectifs de votre initiative de digital workplace, et nous vous recommandons de vous concentrer sur les aspects les plus importants et de les adapter ou les améliorer selon les besoins. Par conséquent, si vous voulez attirer de jeunes talents (informatiques), ou garder ceux que vous avez déjà, vous devez faire du digital workplace une priorité.

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Patrick Henrion

Vice President Sales France

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