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Workplace
Qu’est-ce que le Digital Workplace?
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Quels sont les avantages du Digital Workplace?
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6 étapes pour construire le digital workplace
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Digital Workplace.
DU PROJET À LA RÉALITÉ.

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Qu’est-ce que le Digital Workplace?

Le digital workplace permet à vos collaborateurs de travailler à distance en toute sécurité, de collaborer avec leurs collègues, leurs prestataires de services et leurs clients (inter)nationaux. De cette façon, il est essentiel de relier ces équipements à une connexion réseau fiable et optimale. De plus, aujourd’hui il est aussi question de proposer des plateformes numériques et des procédures efficaces afin de créer une expérience utilisateur. Ce n’est qu’avec un digital workplace, que vous créerez un environnement de travail à la fois flexible, à la pointe de la technologie, et qui offre aux collaborateurs les informations et procédures nécessaires à un travail efficace et fluide. C’est pour vous la garantie de garder auprès de vous des collaborateurs à la fois motivés et compétents.
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Selon Samsung Futurescape , 90 % des tâches des employés peuvent être effectuées sur un appareil mobile avec accès aux courriers électroniques aux navigateurs web et à la suite Microsoft Office
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Selon le CEB, 33% des employés travaillent autant dans les locaux de l'entreprise qu’en dehors de celle-ci
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Selon le Oxford Economics, 83% des grands distributeurs ont déclaré que la transformation numérique est un objectif essentiel de l'entreprise

Quels sont les avantages du Digital Workplace?

Gain d’efficacité

Les solutions digital workplace, la collaboration virtuelle et les open space contribuent à améliorer la productivité de votre entreprise ainsi que sa capacité à innover. Par exemple, vos collaborateurs peuvent travailler qu’ils soient en déplacement ou chez eux.
Le digital workplace permet également d’optimiser les procédures de travail. Toutes les informations et procédures sont fournies par un environnement centralisé. Les procédures de validation ou les envois de commandes de consommables peuvent être réalisées en seulement quelques clics, ce qui allège la charge de travail des services informatique et achats.

Économie d’échelle et transparence

Adopter des procédures plus efficaces, ajuster l’environnement de travail de manière optimale permet de réaliser des économies de l’ordre de 10 %. Au travail, tous les frais associés à l’achat, à l’exploitation d’équipement informatique peuvent être calculés et anticipés de manière précise.

Meilleure satisfaction des collaborateurs

Vos collaborateurs peuvent eux-mêmes prendre part activement dans la sélection de l’équipement informatique qui composera leur digital workplace. Cet engagement participe à augmenter leur niveau de satisfaction vis-à-vis de leurs outils, qui se traduira par l’amélioration de leurs performances. La mise en place des procédures plus simples, et plus intuitives permettront un gain de temps considérable allant jusqu’à améliorer l’expérience utilisateur. En impliquant vos collaborateurs, vous tirez également parti de leurs compétences et connaissances techniques en matière d’environnement numérique.

Attractivité pour les candidats potentiels

Les générations Y et Z, en particulier, accordent de l’importance aux procédures informatiques innovantes et efficaces, tout comme à la liberté de choisir leurs outils de travail. Par conséquent, cet argument plaide en faveur de la mise en place d’un digital workplace de part la guerre des talents qui tend à s’intensifier dans les années à venir.

Proposer une digital workplace en 6 étapes

Suivez ces 6 étapes pour introduire la digital workplace dans votre entreprise.

1

Établir un plan

Pour réussir la mise en place d’un digital workplace, il vous faut une stratégie solide. Demandez-vous à quoi votre environnement informatique pourrait ressembler d’ici trois ans. De quel équipement avez-vous besoin ? À quelle fréquence doit-il être renouvelé ? Les collaborateurs peuvent-ils commander eux-mêmes leurs équipements ? Dans quelle mesure les collaborateurs peuvent-ils choisir leurs équipements ? A quelle fin ces équipements seront-il utilisés après usage et remise à neuf? Ces points et autres thématiques similaires doivent être pris en considération dans la stratégie et abordés avec les différentes parties prenantes de l’entreprise. Établir un plan suffisamment clair est non seulement plus efficace, mais c’est également un facteur de réussite lorsqu’il s’agit de faire adhérer vos collaborateurs à la transition numérique. Cela leur permet en particulier de mieux comprendre dans quelle direction l’entreprise s’engage de manière générale, pourquoi certains changements sont nécessaires et quels peuvent être les avantages pour eux.
2

Impliquer les services informatique et finance

Il est difficile de concilier les idées et attentes des services informatique et finance.
Côté informatique, on favorisera la migration vers le tout dernier environnement informatique, la mise à jour de toutes les procédures de façon à prendre le virage numérique.
En revanche, du côté de la direction administrative et des finances, on s’attardera sur les coûts avant toute autre considération. Les directeurs financiers s’intéresseront également au retour sur investissement.
Cette restructuration améliorera-t-elle la productivité ? Afin d’optimiser l’efficacité, à quelle fréquence les équipements informatiques devront-ils être renouvelés ?
Si vous souhaitez remporter l’adhésion de toute l’entreprise et faire de votre projet une réussite à long terme, votre stratégie digital workplace devra être parfaitement transparente pour être en phase avec les exigences des services informatique et finance.
Il existe des concepts commerciaux personnalisés pour la technologie et services connexes, offrant le paiement échelonné durant tout le cycle de vie du projet. Cela aide à garder une vision d’ensemble du projet et des coûts à prévoir. Les économies peuvent ainsi être calculées de manière très précise.
3

Analyser les exigences

En matière de digital workplace, tous les collaborateurs n’ont pas les mêmes exigences. Ceux qui travaillent principalement au bureau seront plus favorables à travailler sur un ordinateur fixe, alors que les collaborateurs sur le terrain auront davantage besoin de travailler sur un ordinateur portable sécurisé pour faciliter les déplacements. En revanche, pour les designers et les développeurs, c’est la performance de l’équipement qui prime.
Il est donc essentiel d’identifier les attentes de vos collaborateurs et les différentes parties prenantes.
Impliquez vos collaborateurs : le digital workplace sera ainsi en phase avec leurs attentes et vous gagnerez en efficacité. Cela vous aidera à remporter l’adhésion pour votre projet et améliorera le niveau de satisfaction de vos équipes.
4

Procéder par étapes

Au lieu de passer des semaines à établir des projets de remplacement massif du parc informatique, optez pour une mise en place progressive du digital workplace tout en faisant preuve de flexibilité. Après tout, les exigences et les fonctions des collaborateurs peuvent évoluer. Les concepts de digital workplace courts et flexibles faciliteront cette stratégie. L’équipement est mis à disposition des collaborateurs en temps voulu, plutôt qu’en fonction de cycles fixes d’amortissement.
Travailler avec des groupes pilote est une autre approche recommandée en période de transition vers un nouvel équipement informatique. Cela vous permet de tester les changements mis en place et de faire les ajustements nécessaires avant qu’ils ne s’appliquent à l’ensemble de vos collaborateurs. En impliquant pleinement vos collaborateurs au projet, vous remporterez leur adhésion au projet et améliorerez leurs compétences numériques dans un même temps.
5

Impliquer les collaborateurs

Élaborez une feuille de route pour déployer votre digital workplace et prenez contact avec les différentes parties prenantes de votre organisation. De quoi avez-vous besoin ? Dans la pratique, qu’implique l’introduction du digital workplace ? Détaillez les étapes du projet qui doivent être mises en place, précisez à quel moment elles doivent l’être et indiquez celles encore en attente. Il est essentiel de communiquer activement sur les avancées du projet et sur les avantages qu’il apporte au sein de l’entreprise : vous parviendrez ainsi à entretenir l’enthousiasme de vos collaborateurs par rapport à votre projet de transition numérique. La publication des résultats de phases pilote et les expériences individuelles de collaborateurs permettront d’accroître la motivation. Les efforts collectifs garantissent quant à eux la réussite du projet.
6

Quand l’acquisition de services informatiques devient aussi simple qu’une séance de shopping

Les plateformes d’e-commerce telles que Amazon ont révolutionné l’expérience d’achat. Vos collaborateurs s’y sont familiarisés et accordent de l’importance aux procédures en vigueur chez la plupart des vendeurs en ligne. Ils sont donc en attente du même degré de fluidité de la part du service informatique. En réalité, les services informatiques sont confrontés à des procédures complexes de validation et doivent faire preuve de patience une fois qu’ils ont commandé des équipements. C’est là toute la raison d’être une solution innovante en matière d’achat reposant sur des plates-formes en libre-service. À partir d’une sélection préétablie par vos soins, en tant que décisionnaire informatique, vos collaborateurs peuvent choisir l’équipement numérique le mieux adapté à leur fonction. Comme pour les achats en ligne, la livraison se fait sous quelques jours. Les procédures sont simples, bien au-delà de l’achat, et les interfaces utilisateur personnalisées aboutissent à une expérience utilisateur optimisée.

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