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REGION: FRANCE
L'agilité est la clé du succès

LES AVANTAGES DE LA TRANSFORMATION AGILE

Hiérarchies rigides, processus sur papier et structures complexes - avec un tel diagnostic, il n'est pas surprenant que l'introduction de méthodes agiles dans les hôpitaux soit une initiative complexe. Pourtant, la transformation agile alliée à la numérisation peut avoir un impact bénéfique sur les soins de santé en général. Des experts ont discuté de ces approches lors d'un événement consacré aux soins de santé.

DES SPRINTS, PAS DES PLANS

La mise en œuvre de méthodes agiles dans les hôpitaux peut s'avérer difficile, car les structures et les hiérarchies hospitalières existantes sont parfois à l'opposé de ce qui se trouve au cœur de toute approche agile. "Nous planifions jusqu'à deux semaines voire un mois pour nous permettre de réagir aux changements", explique Sabina Lammert, experte en agilité, en faisant référence à son travail de projet quotidien. Le découpage des longs intervalles de planification en courts sprint va à l'encontre d'une grande partie de ce qui était jusqu'à présent la pratique courante dans les hôpitaux. 

LA PANDÉMIE COMME ACCÉLÉRATEUR

Cependant, la pandémie de COVID-19 a conduit à une remise en question au cours des derniers mois. La propagation exponentielle du virus, les pénuries de matériel et le personnel complètement épuisé ont soudainement remis en question la prévisibilité validée empiriquement, à tel point que la direction des hôpitaux est désormais ouverte à de nouvelles idées. Martin Peuker, DSI du centre médical universitaire Charité de Berlin, en a parlé lors du DIGITAL.DIALOG 2021 : "Sortis de nulle part, les sujets agiles étaient à l'ordre du jour", dit-il. En quelques jours, son équipe a développé une application interne pour les employés. Et soudain, il y avait un sujet à aborder qui avait rarement été abordé dans le contexte hospitalier auparavant : le travail à domicile. "Nous sommes loin d'être totalement agiles", reconnaît M. Peuker. Mais les choses changent progressivement. De nouveaux environnements de travail sont créés, dans lesquels les employés, y compris ceux de l'informatique, peuvent travailler ensemble pour trouver des solutions. Et, ce qui est peut-être le plus important, un engagement envers les méthodes agiles est en train de s'installer. "Il ne suffit pas qu'une seule personne adopte cette approche. L'agilité doit être inscrite dans l'ADN des hôpitaux, et la gestion du changement est nécessaire pour établir des méthodes agiles dans l'informatique", explique M. Peuker. 

QUAND LA SOLUTION NE CORRESPOND PLUS AU PROBLÈME

Les méthodes agiles stimulent également la numérisation. Klaus-Peter Spieler, responsable de la cybersécurité chez BDO, explique comment les deux interagissent : "L'agilité est l'approche, et l'objectif stratégique est la digitalisation." Mais comment les méthodes agiles peuvent-elles aider à atteindre l'objectif de la numérisation ? Selon M. Spieler, la gestion de projet classique prend beaucoup trop de temps. Si de nouveaux événements se produisent et que de nouvelles influences apparaissent pendant la mise en œuvre, la pression pour modifier le projet initial devient trop forte. Trop souvent, la solution obtenue à la fin du projet ne répond plus aux exigences actuelles. Selon Spieler, un autre problème de la gestion de projet conventionnelle est qu'elle permet rarement à l'ensemble de l'organisation de partager les connaissances acquises. 

Or, ce type d'apprentissage continu au sein de l'organisation est particulièrement crucial dans les hôpitaux, avec leurs nombreux niveaux hiérarchiques et leurs processus complexes. Dans le domaine des médicaments, par exemple, de nombreux éléments doivent fonctionner ensemble, comme la logistique, l'entreposage, la distribution, l'expertise médicale et la validation. Les méthodes agiles peuvent contribuer à garantir que chacun de ces départements a un bon niveau de connaissance et de compréhension des exigences des autres. 

LE CLIENT BIEN INFORMÉ

Le Dr Anke Diehl, responsable du changement numérique à l'hôpital universitaire d'Essen, présente les choses de la même manière : "Avec les méthodes agiles, vous faites partie d'un réseau, ce qui constitue une nouvelle base de communication. On ne peut prendre de bonnes décisions que si l'on est bien informé." Elle parle d'expérience personnelle : elle a fait des études de médecine, est médecin et possède un diplôme en gestion. "J'ai toujours apprécié ce type de travail interdisciplinaire", dit-elle. Elle a également observé un changement dans les responsabilités des départements informatiques des hôpitaux : "Le service informatique n'est plus seulement là pour installer des logiciels, il apporte aussi des données au processus." Et ce processus numérisé doit impliquer les médecins tout autant que la technologie hospitalière ou les patients, que Diehl préfère appeler clients. En tant que clients, leurs attentes sont très différentes. Ils sont mieux informés, et ils s'attendent à le rester tout au long de leur traitement. M. Diehl a également constaté la rapidité avec laquelle les organisations hospitalières peuvent changer à la suite d'une pandémie. À Essen, par exemple, un robot fournit une mise à jour quotidienne le matin sur les niveaux de stock actuels des équipements de protection. 

LES PRINCIPAUX OBSTACLES

Mais quels sont les obstacles à la transformation agile dans les hôpitaux que l'événement Digital.Dialog a identifiés ? Une enquête auprès des participants a clairement montré que la communication est le principal obstacle, suivi de facteurs tels que la résistance au changement, les hiérarchies, le temps et même le budget. 

L'AVENIR DEPUIS L'ÂGE DE PIERRE

Ce ne sont pas seulement les processus de numérisation qui peuvent être agiles, mais aussi le financement des hôpitaux. C'est là que le CHG-MERIDIAN intervient. "Des projets essentiels à la viabilité future sont abordés avec des méthodes de l'âge de pierre ", explique Peter Krause, responsable des ventes du secteur de la santé chez CHG-MERIDIAN. Par âge de pierre, il entend des horizons de planification s'étendant sur plusieurs années pour l'acquisition et le financement des technologies de santé. Selon lui, les hôpitaux devraient plutôt se tourner vers des méthodes de financement agiles, surtout lorsqu'il s'agit de numérisation.

La première étape consiste toujours à analyser l'utilisation réelle de l'équipement. S'il s'agit de financer un équipement à ultrasons pour un hôpital, par exemple, M. Krause ne planifierait pas plus de 48 mois et examinerait de près le nombre d'appareils, ceux qui sont réellement utilisés et ceux qui le sont moins. Un financement flexible permet également de restituer rapidement les appareils qui ne sont pas utilisés ou de les transmettre à d'autres hôpitaux, tout en garantissant que la meilleure technologie disponible est utilisée à tout moment. "La transformation agile et la transformation numérique fonctionnent main dans la main", déclare Krause. 

ÉTAPE PAR ÉTAPE

Sabina Lammert, experte en agilité, met en garde contre le fait de considérer l'agilité comme un bloc géant et monolithique, ou comme un programme immuable - c'est-à-dire comme un outil rigide qui va tout changer. "Il n'existe pas d'agilité unique et véritable". Comme notre cerveau n'aime pas le changement, il est important d'apaiser les craintes au début de tels processus en discutant ouvertement de ce qui a précédemment bien fonctionné et de ce qui n'a pas fonctionné. "Les processus agiles doivent être fondés sur un besoin clair et identifiable, et non pas simplement sur un désir de changement pour le plaisir de changer", précise M. Lammert. 

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