COMMENT UN PORTAIL EN LIBRE-SERVICE PEUT RÉVOLUTIONNER VOTRE PROCESSUS D'APPROVISIONNEMENT

De nombreux employés souhaiteraient que le processus de commande de leur équipement informatique soit aussi aisé et pratique que d’acheter en ligne. Cela pourrait se passer de la manière suivante : il suffit de sélectionner l'équipement souhaité ou requis dans le portail en libre-service, de préciser le poste de financement et d'ajouter une note pour le responsable hiérarchique expliquant pourquoi l'équipement est nécessaire - terminé. L'employé reçoit également un courriel contenant l'état de la commande, les éventuelles options de configuration supplémentaires ou alternatives et une confirmation d'envoi avec une date de livraison prévue.

La réalité dans les entreprises est souvent très différente. Les employés peuvent attendre des semaines, voire des mois, pour obtenir leur nouvel équipement informatique. Selon une étude du cabinet de conseil IDC, seuls 10 % des entreprises sont satisfaites du fonctionnement de leurs processus d'achat. L'une des principales raisons est que différents départements sont impliqués : Informatique, finances et achats. Leur coordination peut prendre beaucoup de temps, ce qui entraîne des retards dans la livraison des équipements. Cela peut avoir un impact sur l'efficacité des employés, qui doivent attendre plus longtemps leur nouvel équipement informatique. Des processus inefficaces et non-digitalisés peuvent exacerber ce problème.

Ces types de processus non-digitalisés peuvent frustrer les employés, qui, dans le pire des cas, peuvent même envisager de trouver un nouvel emploi. Les jeunes employés, apprécient tout particulièrement un lieu de travail qui offre les meilleurs équipements informatiques. L'étude future workforce study menée par dell a révèle que plus de 40 % des jeunes employés quitteraient un emploi si l'équipement informatique ne répondait pas à leurs attentes.

Selon l'étude d21, moins de la moitié des salariés disposent d'un ordinateur portable fourni par leur employeur, et seulement un quart ont accès à un smartphone d'entreprise. Cette situation a non seulement un impact sur la motivation et les performances des employés, mais elle les incite également à utiliser leurs appareils personnels, plus puissants, à des fins professionnelles. Cela conduit à ce que l'on appelle le shadow it, c'est-à-dire l'utilisation d'équipements non autorises au travail, qui a un impact négatif sur la sécurité informatique et la conformité.

Il n'est pourtant pas difficile pour les entreprises de s'inspirer d'Amazon et consorts pour mettre en œuvre elles-mêmes une stratégie d'achat similaire. L'élément clé de toute stratégie d'approvisionnement 2.0 est le portail en libre-service depuis lequel les employés peuvent commander des équipements informatiques en fonction de leurs propres besoins. Les options qui leur sont proposées peuvent être configurées pour chaque département et profil de poste. En limitant la sélection à des familles de produits, des systèmes d'exploitation et des versions de logiciels spécifiques, les entreprises garantissent la mise en place de processus transparents et standardisés pour l'approvisionnement, le déploiement et la maintenance. Pour améliorer le processus de commande, il est essentiel que le portail prenne en charge des interfaces et des processus normalisés. Cela permet d'accélérer les procédures d'approbation et de réduire les sources d'erreur, par exemple la saisie d'informations sur papier dans le système.

Les entreprises peuvent bien sûr créer et exploiter leurs propres portails, mais il y a des avantages à faire appel à un prestataire de services, en particulier pour les PME et les grandes entreprises. Le prestataire peut prendre en charge des tâches essentielles dès le début du projet, comme la configuration du portail d'achat, la mise en place des processus et la sélection des appareils parmi lesquels les utilisateurs pourront choisir. De nombreux prestataires de services ne se contentent pas de fournir des équipements informatiques non captifs et des options complètes de lieu de travail numérique, mais proposent également des solutions de financement sur-mesure.

La numérisation complète des processus d'achat et la participation des utilisateurs via un portail en libre-service permettent de gagner du temps et d'accroître la satisfaction des utilisateurs. Les utilisateurs ne sont plus les destinataires passifs d'un équipement informatique qui a été sélectionné par quelqu'un d'autre ; ils participent désormais activement au choix de l'équipement informatique de leur lieu de travail. Un lieu de travail moderne et numérique peut également donner aux entreprises un avantage concurrentiel dans la guerre des talents.

L'optimisation des processus d'approvisionnement par l'introduction d'un portail en libre-service peut réduire la quantité de tâches opérationnelles et administratives que les services informatiques et d'approvisionnement interne doivent gérer. Ce type de solution d'approvisionnement informatique efficace permet à vos employés de se concentrer sur leurs tâches principales, c'est pourquoi un processus d'approvisionnement transparent peut apporter une contribution précieuse au succès de votre entreprise.