Le digital workplace est la clé de toute stratégie numérique

Oliver Schorer : Une stratégie numérique devrait permettre aux collaborateurs de travailler de manière plus efficace et plus flexible. Ils devraient par exemple pouvoir travailler depuis leur domicile ou en déplacement, et disposer d’un accès rapide et sécurisé aux informations et aux applications de l’entreprise. Ce dernier point est fondamental, car la numérisation exige une forte réactivité ainsi que des cycles d’innovation plus courts. Une agilité accrue n’est possible que si l’environnement de travail d’une entreprise est conçu dans cette optique.

Schorer : Notre expérience varie d’un secteur à l’autre, voire au sein d’une même entreprise. En Allemagne, par exemple, l’ordinateur de bureau est encore très prisé dans tous les secteurs. La différence se situe au niveau générationnel, car les plus jeunes collaborateurs sont plus susceptibles de préférer travailler avec un smartphone et un ordinateur portable. Cependant, la question ne porte pas uniquement sur les appareils. Il est tout aussi important d’appliquer des processus et des modèles de services numériques efficaces. Ceux-ci doivent permettre aux collaborateurs de traiter les informations rapidement et efficacement, idéalement selon un processus qu’ils maîtrisent déjà par un usage privé. C’est pourquoi chaque collaborateur devrait être associé à la conception de son digital workplace personnel, ainsi qu’au choix des applications et appareils correspondants.

Oliver Schorer, DSI du prestataire de services technologiques CHG-MERIDIAN, est en mesure d’accompagner les entreprises dans leurs questionnements au sujet des éléments qu’elles doivent prendre en compte lors de la mise en place d’un digital workplace.

Schorer : En dehors du travail, les employés utilisent des plateformes en ligne pour choisir et commander des produits et services. Par conséquent, un processus similaire devrait également être proposé au travail. C’est pour cela que nous avons développé une solution grâce à laquelle un collaborateur peut être en mesure de commander des appareils, des applications ainsi que des services correspondants, via un portail en libre-service et facile d’utilisation.

Schorer : Non, au contraire. Chaque service de l’entreprise peut spécifier le type de matériel – ordinateurs portables, smartphones, tablettes – disponible pour les collaborateurs en fonction de leurs postes et de leurs domaines de travail. Le remplacement, l’ergonomie des appareils ainsi que les processus de service, telles que les mises à jour logicielles, sont basés sur des processus standardisés afin de réduire les inefficacités et les efforts administratifs engendrés par différents équipements et versions de logiciels.

Schorer : Oui. Nous considérons que l’association d’un usage professionnel et personnel fait partie intégrante de l’environnement de travail numérique. Nous appelons ce concept COPE, Corporate Owned – Personally Enabled, autrement dit une propriété de l’entreprise avec accès privé. Le concept de COPE permet aux entreprises d’approuver des appareils pour un usage personnel. De nos jours, les données personnelles et professionnelles peuvent facilement être conservées séparément sur un smartphone ou un ordinateur portable. Si l’employeur propose une sélection attrayante d’appareils dans le cadre du COPE, les utilisateurs n’ont plus aucun intérêt à utiliser leurs portables, smartphones et tablettes personnels pour le travail. Le Shadow IT appartient au passé.

Schorer : Vous avez raison, car elles n’ont pas toutes accès à ces ressources. Les spécialistes informatiques sont déjà très occupés à mettre en œuvre les projets de numérisation de leur entreprise. La solution évidente consiste à déléguer la gestion des digital workplace et les portails en libre-service à un fournisseur externe. Ce prestataire spécialisé pourra se charger si nécessaire de l’ensemble du processus - du choix et de l’acquisition des appareils et logiciels, en passant par le déploiement du système et l’exploitation du portail en libre-service, jusqu’à la restauration et la suppression certifiée des données à la fin du cycle de vie.

Schorer : Non. Les systèmes et services proposés peuvent être adaptés aux besoins spécifiques de l’utilisateur et à la chaîne de traitement numérique. L’utilisateur peut ainsi ajouter ses propres exigences à l’équation. Cela améliore l’efficacité, car chaque utilisateur aura accès aux appareils et applications dont il a vraiment besoin pour effectuer son travail.

Schorer : Il est important d’impliquer l’équipe de direction, autrement dit le conseil d’administration et les responsables de service, mais également le service des ressources humaines. Il convient également d’adopter une approche associant davantage les collaborateurs. En effet, ils disposent souvent de précieuses compétences acquises lors de l’usage de ces appareils en dehors du travail, et dont les entreprises devraient tirer profit. Les avantages du télétravail sont alors évidents.

Schorer : Des économies à deux chiffres par exemple. Les employés sont plus efficaces et motivés lorsqu’ils peuvent concevoir leur environnement de travail en fonction de leurs besoins. Les autres avantages sont une plus grande flexibilité et un meilleur équilibre vie professionnelle-vie privée. Ces facteurs sont essentiels pour attirer mais surtout garder des collaborateurs compétents.