Le travail à distance simplifié : Le facteur de l'état d'esprit

Près de 75 % des responsables informatiques et RH européens qui ont participé à l'enquête de PAC sur le lieu de travail numérique en Europe estiment que la qualité de l'environnement de travail a une forte influence sur le succès de leur entreprise, voire qu'elle lui est nécessaire. Mais que se passe-t-il si l'environnement de travail change d'un jour à l'autre ? Au cours des dernières semaines, les entreprises ont fait des efforts considérables pour permettre le travail à distance, et la majorité des employés ont dû s'habituer à un nouveau lieu de travail. Cela n'a pas été facile pour tous les employés, et beaucoup sont restés mécontents plutôt qu'enthousiastes. Certains ont du mal à s'habituer à la nouvelle façon de travailler, d'autres disent qu'il leur manque un lien affectif. Pour les entreprises concernées, cela peut avoir un impact important.

Les raisons de la résistance au changement sont nombreuses. Certaines personnes abordent la nouveauté avec scepticisme, et elles ne voient pas nécessairement l'intérêt de changer leur façon de travailler. Certains se sentent dépassés ou livrés à eux-mêmes pour faire face à leur nouvel environnement de travail. D'autres craignent que leur charge de travail n'augmente et qu'il leur faille plus de temps pour se mettre à niveau. Bien souvent, les obstacles à surmonter sont dus à la variété des fonctions et à la complexité que le nouvel environnement de travail implique.

Christian Bredlow, fondateur et PDG de l'agence Digital Mindset, est bien conscient de l'importance de faire participer les employés : "Chaque lieu de travail numérique, chaque intranet et chaque projet de numérisation sera finalement jugé en fonction du degré d'adhésion des utilisateurs à la nouvelle plate-forme".

"La mise en œuvre réussie du lieu de travail numérique à long terme nécessitera un investissement et un accompagnement des employés, car la technologie n'est efficace que si les employés l'utilisent. À mon avis, trois facteurs sont essentiels pour faire du travail à distance un succès : la technologie, la plate-forme et la personne". 

Lukas Wojoczek
Digital Workplace Sales, CHG-MERIDIAN AG

Dès le début, la stratégie de travail à distance de CHG-MERIDIAN a été axée sur nos employés et leurs besoins individuels. Nous sommes partis du principe que le passage du lieu de travail traditionnel au numérique nécessiterait une certaine familiarisation, et notre objectif principal était de fournir un environnement dans lequel nos collègues pourraient apprendre à utiliser la technologie avec confiance et se sentir motivés pour travailler. Pour faciliter cela, nous avons introduit un modèle de temps de travail flexible qui permet à nos employés de choisir quand et où travailler.

Nous avons également mis en place des plates-formes interactives d'apprentissage en ligne offrant une formation en ligne, des FAQ et des vidéos pratiques. Une équipe interne d'experts anime les cours et est disponible pour aider via un chat en direct. Nous proposons toujours des options de développement professionnel analogiques, car chaque employé a sa méthode d'apprentissage préférée. L'année dernière, par exemple, nous avons eu l'idée d'un café sur le lieu de travail numérique où les employés peuvent rencontrer nos experts en la matière pour discuter autour d'une tasse de thé ou de café.

Et il existe bien d'autres moyens de favoriser un état d'esprit numérique. KAEFER, par exemple, encourage son personnel à s'engager dans l'auto-apprentissage par le jeu (gamification). "Nous voulons que nos employés soient motivés lorsqu'il y a de nouveaux défis à relever et qu'ils n'aient pas à attendre qu'une formation soit prescrite", déclare le directeur de l'information Oestmann.

Les entreprises qui veulent accélérer les processus numériques et améliorer leurs résultats commerciaux doivent garder un œil sur l'expérience du lieu de travail et donc sur la motivation de leurs employés. Selon le professeur de psychologie Dr. Marc Hassenzahl, cela inclut le besoin d'action autodéterminée (autonomie), d'expérimenter quelque chose de nouveau (stimulation), et de respect et d'appréciation (popularité).

Une bonne expérience utilisateur est un facteur clé pour créer de la valeur et obtenir du succès. Le cabinet de conseil en gestion Korn Ferry estime que la productivité est 18 % plus élevée dans les entreprises ayant un niveau d'engagement fort, tandis que la croissance des revenus est deux fois et demie plus importante et les bénéfices deux fois plus élevés.

Le facteur décisif pour obtenir une expérience utilisateur continue est une chaîne ininterrompue d'expériences tout au long du cycle de vie de l'appareil.

• Approvisionnement : matériel à haute valeur ajouté via un portail en libre-service

Afin de créer une base solide pour l'expérience utilisateur, les entreprises doivent permettre aux employés de choisir leur équipement dans un catalogue prédéfini, plutôt que de leur assigner du matériel. Après tout, ce sont les employés qui savent le mieux quels appareils sont les plus utiles pour leur travail. Le moyen le plus simple et le plus rentable de le faire est d'utiliser un portail en libre-service avec des comptes individuels pour les employés et une fonction de panier d'achat. Il permet aux utilisateurs de configurer leur lieu de travail et de commander eux-mêmes leur matériel, ce qui augmente la satisfaction des utilisateurs et réduit la charge sur les achats et l'informatique.

• Le provisionnement : en faire une expérience

L'approvisionnement des équipements peut également être transformé en une expérience, par exemple grâce à un packaging attrayant (effet de déballage) ou grâce à des déploiements événementialisés. S'il n'est pas préconfiguré, chaque équipement doit être facile et rapide à mettre en place. Les options pour y parvenir : vidéos pratiques, des assistants de configuration ou encore une configuration automatisée via des solutions de mobilité.

• Utilisation : faire du travail quotidien un plaisir

L'utilisation de la technologie requiert des compétences appropriées et il y a un flux constant de nouveaux produits sur le marché. C'est pourquoi, en proposant de manière proactive des conseils et des astuces aux employés pour les aider dans leurs tâches quotidiennes, on peut leur faciliter la prise en main du lieu de travail numérique. Comment puis-je passer d'un écran à l'autre ? Comment passer en mode présentation ? Comment puis-je transférer des conférences téléphoniques de mon smartphone à mon PC de bureau, ou inversement, sans perdre la connexion ? Il existe de nombreux moyens de partager ces informations, notamment les outils collaboratifs, les bulletins d'information, les podcasts et même les événements à thémes.

• Mise à niveau / mise à jour : une opportunité de renouvellement

Les utilisateurs veulent travailler avec un équipement adapté à leurs tâches, et ils s’attendent également à ce que leurs appareils professionnels soient au moins aussi avancés technologiquement que leurs appareils personnels (Unisys). C’est pourquoi il est important que le lieu de travail numérique puisse être étendu, modifié et modernisé de manière flexible.